Back office là gì? Vai trò không thể thiếu của back office tại khách sạn

Tuy không tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, cũng không nằm trong bộ phận doanh thu nhưng nhân sự thuộc Back Office chiếm giữ vị trí rất quan trọng đối với khách sạn. Nhân sự Back Office kết nối các bộ phận lại với nhau, thúc đẩy khách sạn tăng trưởng. Vậy, thực sự Back Office là gì?

Bạn cần hiểu rằng, để đem đến chất lượng dịch vụ tốt phục vụ khách hàng, nhất định phải có sự liên kết vai trò giữa nhân sự ở nhiều bộ phận với nhau. Nếu như bộ phận Tiền sảnh được xem là “gương mặt đại diện” giúp khách hàng nhận được dịch vụ chăm sóc với chất lượng tốt nhất thì nhân sự Back Office chính là người giúp khách hàng củng cố thêm niềm tin vào đơn vị mình. Nếu không có Back Office thì bộ máy vận hành của khách sạn sẽ chẳng thể trơn tru được. Nếu thắc mắc Back Office là gì, những thông tin dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp.
 

Không làm việc trực tiếp với khách hàng nhưng bộ phận Back Office giữ vị trí quan trọng không thể thiếu tại khách sạn - Ảnh: Internet

Back Office là gì?

Back Office được hiểu là Hậu sảnh, nhân sự trong bộ phận này đảm nhiệm các công việc không ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của đơn vị. Song không thể phủ nhận vai trò của Back Office, họ được ví von như “xương sống” tại khách sạn, giúp bộ phận Front Office - Tiền sảnh hoàn thành tốt nhiệm vụ, từ đó mang lại thành quả cao nhất cho đơn vị mình.

Ngay bây giờ, hãy tiếp tục cùng chúng tôi ghé thăm Back Office để khám phá các vị trí chủ chốt của bộ phận này nhé.

1. Nhân sự

Khách sạn có được đội ngũ nhân viên chất lượng hay không là nhờ sự hỗ trợ rất lớn từ bộ phận Nhân sự. Xem công việc cụ thể của bộ phận Nhân sự, bạn sẽ hiểu lý do tại sao:

• Tuyển dụng nhân sự cho khách sạn theo chỉ tiêu về số lượng lẫn chất lượng theo từng giai đoạn. 
• Xây dựng nội quy, quy định liên quan đến khen thưởng/ xử phat/ chức vụ… cũng như gửi văn bản ban hành đến toàn thể nhân viên để áp dụng đồng bộ. 
• Quản lý nguồn nhân lực tại khách sạn. 
• Xây dựng hệ thống đánh giá công việc dựa trên các tiêu chí chung của khách sạn và tiêu chí riêng từng bộ phận, sau đó triển khai thực hiện đánh giá. 
• Nhận thông tin, hỗ trợ giải quyết các vấn đề liên quan đến bảo hiểm, chính sách, đãi ngộ cho nhân viên. 
• Tiến hành tính lương, thưởng, phụ cấp,... cho nhân viên tại khách sạn theo định kỳ. 

 

Khách sạn có được đội ngũ nhân lực chất lượng hay không phụ thuộc rất lớn vào bộ phận Nhân sự - Ảnh: Internet 

>>> Tìm hiểu thêm tài liệu tiếng anh chuyên ngành khách sạn.

2. Kế toán

Các vấn đề liên quan đến ngân sách tại khách sạn như tìm kiếm nguồn vốn, chiến lược tài chính,... đều có sự góp mặt của bộ phận Kế toán. Công việc cụ thể của họ là:

• Thống kê, tính toán hoạt động của từng loại dịch vụ tại khách sạn hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng,... nhằm xác định kết quả kinh doanh từng bộ phận và của toàn thể khách sạn. 
• Tiến hành lập chứng từ, chứng minh được tính hợp lý từ việc sử dụng vốn kinh doanh ở các bộ phận và toàn khách sạn. 
• Tổng hợp toàn bộ chi phí, doanh thu, lợi nhuận kinh doanh đúng quy định. 
• Cân đối tài sản tại khách sạn định kỳ theo tháng, quý, năm. 
• Phân tích tình hình biến động của tài sản, sau đó báo cáo cho Ban lãnh đạo trong các cuộc họp hoặc khi được yêu cầu đột xuất. 

Công việc của Kế toán liên quan phần nhiều đến những con số - Ảnh: Internet

3. Kỹ thuật và Bảo trì

Là ngành dịch vụ, mang lại những trải nghiệm tuyệt vời nhất cho khách hàng chính là sứ mệnh hàng đầu của khách sạn. Do đó, các khách sạn phải luôn đảm bảo hệ thống vận hành tại đơn vị mình không bị gián đoạn, nhất là các vấn đề liên quan đến máy móc cũng như điện, nước. Để làm tốt điều này, nhất định phải có sự hiện diện của bộ phận Kỹ thuật lẫn Bảo trì. Nhiệm vụ cụ thể của Kỹ thuật và Bảo trì là:

• Lên kế hoạch và tiến hành kiểm tra máy móc/ tài sản/ trang thiết bị khách sạn ở tất cả các bộ phận theo định kỳ ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm. 
• Chủ động đề xuất phương án bảo trì phù hợp cho từng loại máy móc và thiết bị phù hợp ở khách sạn. 
• Tiến hành ghi chép lại tình trạng của trang thiết bị/ máy móc ở khách sạn, giúp đồng nghiệp khác ca tiện theo dõi, quản lý. 
• Bảo hành, bảo dưỡng trang thiết bị/ máy móc, đảm bảo chúng đều ổn định để hoạt động. 
• Khi nhận ra dấu hiệu trục trặc của máy móc/ trang thiết bị, cần lên kế hoạch sửa chữa nhanh chóng. 
• Tiến hành sữa chữa hoặc thay mới máy móc/ trang thiết bị. 
• Hỗ trợ kiểm tra sự cố liên quan đến máy móc/ trang thiết bị cho nhân viên phòng ban khác và khắc phục sự cố nhanh chóng nhất. 

Hy vọng với những chia sẻ trên đây, bạn đã biết thêm về Back Office và nhiệm vụ của các bộ phận trong Back Office là gì để tìm kiếm sự hỗ trợ khi cần thiết hoặc theo đuổi con đường trở thành “hậu phương” vững chắc tại các khách sạn.

VTOS là một thuật ngữ quen thuộc trong khối ngành Du lịch – Nhà hàng – Khách sạn. Vậy chính xác VTOS là gì? VTOS nghiệp vụ buồng phòng lễ tân là gì? Cùng tìm hiểu ngay nhé.